ホームページでPDFを公開するときの注意点｜検索・スマホ・アクセシビリティの確認

会社案内や申込書をPDFで公開すると、スマートフォンでの読みにくさや古い版の残存、個人情報の露出が起こることがあります。Webページとの使い分け、検索可能な文字、ファイル名、差し替え手順を解説します。

この記事の監修者

H.Yamashita

新卒で三井住友銀行に入行後、11年間幅広い業種業界・企業規模の法人を担当し、融資業務を中心としたコンサルタント業務に従事。子会社の信託銀行では、専務直属の新規事業企画室にて新規企画推進を担当。

銀行員キャリアのラストは本店営業部にて従事し、不動産・建設業界の上場企業を担当。

その後、WEBマーケティングに強みを有するスタートアップ企業に転職し、企業のあらゆるお悩みや課題を解決し、貢献したいという想いからコンサルタントとして独立、起業。

セールスライティング、WEBマーケティング、SEO、MEO、SNS、広報、WEBサイト制作など、財務や経営管理以外にも幅広い実績を有するオールラウンドな経歴を持つため、一気通貫であらゆるお悩みや課題の解決に貢献できる。

二人三脚スタイルの伴走型支援で当事者意識を持って高い熱量でサポートすることが強みであり特徴。クライアント数は１４０社超える。

PDFは配布には便利だが、閲覧には向かない場合がある

会社案内、料金表、申込書などをPDFで掲載すると、印刷や配布には便利です。一方、スマートフォンでは文字が小さく、拡大と横移動が必要になることがあります。検索結果から直接PDFへ入った人には、サイトのナビゲーションや問い合わせ導線も見えません。

内容を読むことが目的ならWebページ、印刷や定型文書の配布が目的ならPDFというように役割を分けます。

重要情報をPDFだけに閉じ込めない

サービス内容、料金の考え方、申込方法など、問い合わせ判断に必要な情報はWebページにも要約して載せます。PDFへのリンクには「会社案内PDF・2.1MB」のように、形式と容量を明記すると親切です。

別ウィンドウで開く場合は、その挙動が利用者に分かる表現を添えます。

文字として検索・読み上げできるか

紙をスキャンしただけのPDFは、文字が画像になっていることがあります。テキスト選択や検索ができるかを確認し、必要ならOCR処理や元データからの書き出しを行います。

見出し構造、読み順、画像の代替情報などを整えると、スクリーンリーダーでも理解しやすくなります。表は見た目だけでセルを結合せず、読み順を確認します。

公開前に非表示情報を確認する

黒い四角形を重ねただけの「墨消し」は、元の文字データがPDF内に残る場合があります。Googleの公式情報も、見た目だけ隠した情報が検索可能になる危険を案内しています。

個人情報や機密情報は、適切な墨消し機能で完全に削除し、文書プロパティ、コメント、変更履歴、埋め込みファイルも確認します。

監修者からのポイント

PDFを公開する前に、文章を選択できるかと、隠した情報がコピーで取り出せないかを必ず確認してください。

エクシードでは、既存PDFの棚卸しからWebページ化、スマートフォン向け導線、公開ファイルの管理設計までご支援しています。

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古いPDFを残さない差し替え運用

同じURLで最新版へ差し替えるか、年月を含む別URLで版を保存するかを先に決めます。別URLにする場合は、Webページから最新版が明確に分かるようにし、古い版へ「過去資料」と表示します。

ファイル名はdocument-final2-new.pdfではなく、内容と版が分かる名称にします。削除や移転時は、旧URLの利用状況を確認して適切に転送または404を返します。

公開前チェックリスト

・スマートフォンで無理なく読めるか
・文字検索とコピーができるか
・ファイル名と文書タイトルが内容を表しているか
・個人情報やコメントが残っていないか
・Webページ側に概要と問い合わせ導線があるか
・最新版と更新日が分かるか

まとめ　　

PDFは便利な配布形式ですが、重要情報をPDFだけにせず、Webページと役割を分けることが大切です。読みやすさ、検索可能な文字、機密情報、版管理を公開前に確認しましょう。

編集部コメント

検索結果からPDFへ直接来る人もいます。PDF内にも会社名、問い合わせ先、発行日を入れておくと安心です。

この記事の編集者

C.Ogawara

大手食品メーカーにて約1年半、商品開発および営業業務に従事。市場ニーズを踏まえた企画提案や顧客対応を通じて、顧客視点を重視した課題解決力を培う。

その後、WEBディレクター兼SEOコンサルタントとして２年目のキャリアを歩み、他の一流コンサルタントの厳しくも愛のある指導のもと日々奮闘中。

ホームぺージ制作やSEO対策業務に携わり、検索流入の改善やコンテンツ制作を支援。キーワード選定、記事構成の作成、リライトなどを通じて、検索意図に沿ったコンテンツ設計と継続的な改善に取り組んでいる。毎日キーワード分析を行い、これまで分析したサイト数は業種業界を問わず200サイトを超え、最新トレンドや業界別の特徴や差別化要素を提案できることが最大の強み。

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