問い合わせフォームを設置するとき、多くの会社がプライバシーポリシーのページを用意します。ただ、他社のページをコピーして社名だけ差し替えている、というケースは珍しくありません。

前提として押さえておきたいのは、個人情報保護法に「プライバシーポリシーを作りなさい」という条文があるわけではない、という点です。法律が求めているのは、利用目的を本人に通知または公表することや、保有個人データに関する一定の事項を本人が知り得る状態に置くことです。

その義務を果たす手段として、多くの事業者がホームページ上に1枚のページを用意している。それがプライバシーポリシーの実態です。だからこそ、テンプレートをそのまま貼るのではなく、法律が求めている項目を満たしているかで確認するほうが確実です。

個人情報保護委員会の資料では、保有個人データに関する事項として、ホームページで公表するなど本人の知り得る状態に置くべき項目が整理されています。法第32条に対応するもので、内容は次の6つです。
　1. 当該事業者の氏名または名称、住所、法人の代表者名
　2. すべての保有個人データの利用目的
　3. 開示等の請求に応じる手続
　4. 安全管理のために講じた措置（公表等により支障を及ぼすおそれがあるものを除く）
　5. 苦情の申出先
　6. 認定個人情報保護団体に加入している場合、当該団体の名称および苦情の解決の申出先

出典は個人情報保護委員会「個人情報保護法の基本」です。テンプレートを流用したページでは、3の請求手続や5の苦情の申出先が抜けていることがよくあります。まずはこの6項目を並べ、自社のページに欠けているものがないかを見てください。

なお、4の安全管理措置は令和2年改正で追加された項目です。公表することで支障が出る具体的な内容まで書く必要はありませんが、項目そのものを空欄にしたままにはできません。

利用目的は、できるだけ具体的に特定することが求められます。ここで起きやすいのが、実務とページの記載がずれることです。

たとえば、問い合わせフォームで取得した情報をメールマガジンの配信にも使っているのに、ページには「お問い合わせへの回答のため」としか書いていない。あるいは逆に、実際にはやっていない広告配信や第三者提供まで、テンプレートの記載をそのまま残している。

どちらも見直したほうがよい状態です。前者は実務が記載を超えており、後者は不要に広い記載をしていることになります。自社が集めている情報と、それを何に使っているかを先に洗い出してから文章にしてください。

1. ホームページ上で個人情報を取得している場所をすべて挙げる（問い合わせフォーム、資料請求、予約、採用応募、メルマガ登録など）
2. それぞれで取得している項目を書き出す（氏名、メールアドレス、電話番号、住所など）
3. 取得した情報を誰が、何のために使っているかを整理する
4. 外部に委託している業務があれば洗い出す（メール配信、予約システム、採用管理など）
5. 問い合わせや開示請求の受付窓口を決める

この5点がそろっていれば、あとは文章に落とすだけです。逆にここが曖昧なまま文章から作ると、実務と合わないページができあがります。

・他社のプライバシーポリシーをコピーし、実施していない項目まで書いてある
・苦情の申出先や開示請求の窓口が書かれていない
・会社の住所や代表者名が旧情報のまま残っている
・フォームの送信ボタンの近くに、プライバシーポリシーへのリンクがない
・採用応募のページだけ別扱いになっており、どちらが適用されるか分からない

これらはデザインの問題ではなく、情報整理と運用の問題です。公開前に確認しておけば、作ったあとに直す手間を減らせます。

プライバシーポリシーは、一度作って終わりにしがちなページです。ただ、会社の住所や代表者が変わったとき、新しいフォームを追加したとき、予約システムや配信ツールを入れ替えたときには、記載が実態と合っているか確認する必要があります。

更新のタイミングをあらかじめ決めておくと運用しやすくなります。ホームページの改修時と、会社情報の変更時の2つを確認タイミングにしておくと、抜けにくくなります。

法律や解釈は改正されることがあります。判断に迷う内容や、自社が該当するかどうかの最終的な確認は、個人情報保護委員会の公式情報や、弁護士など専門家へご相談ください。

制作会社へ依頼する場合は、ページを1枚作ってほしいという要望だけでなく、次の情報を先に渡すと進行が早くなります。
　・ホームページ上で個人情報を取得している場所と項目
　・取得した情報の使い道
　・外部に委託している業務
　・開示請求や苦情の受付窓口
　・公開後に誰が、どの頻度で見直すか

この5点がそろっていると、テンプレートではなく自社の実態に合ったページを作れます。反対に、目的や運用体制が曖昧なまま作ると、公開直後は形が整っていても、数か月後に実態とずれた記載が残りやすくなります。