ホームページの運用を一人の担当者に任せている会社は少なくありません。その担当者が異動や退職をすると、次のようなことが起こりがちです。

・管理画面のパスワードが分からず、お知らせを更新できない
・アクセス解析のデータを見られる人がいなくなる
・Googleビジネスプロフィールの営業時間を変えたいのに、権限を持つ人がいない
・制作会社への連絡の窓口や、契約の内容が分からない

どれも、担当者がいる間は問題になりません。いなくなって初めて気付くため、対応が後手に回ります。

この記事では、社内で担当者が交代するときに、ホームページの運用を止めないための引き継ぎの方法を整理します。制作会社を乗り換えるときのドメインやサーバーの引き継ぎは別の記事で扱っているため、ここでは社内の担当交代に絞って説明します。

引き継ぎの最初の作業は、ホームページの運用に関わるアカウントを一覧にすることです。担当者の頭の中にしかない情報を、書き出していきます。

・ホームページの管理画面（WordPressなどのCMS）
・ドメインとサーバーの管理画面
・Google アナリティクス（GA4）
・Google Search Console
・Googleビジネスプロフィール
・Google タグマネージャー
・広告の管理画面（出稿している場合）
・SNSやLINE公式アカウント
・問い合わせフォームのサービスや、予約システム

それぞれについて、どのアカウント（メールアドレス）でログインしているか、誰がどの権限を持っているか、契約や支払いの名義は誰かを確認します。

IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版（2026年3月27日公開）では、IDの発行から削除までを管理するプロセスを定め、必要最小限の割り当てにすることや、共有IDはなるべく使わないことが示されています。また、従業員の異動や退職などに伴う権限の変更・削除漏れを防ぐため、アクセス権限を見直すルールを定め、付与状況を管理することも挙げられています。ホームページのアカウントも、この考え方で整理しておくと、交代のたびに慌てずに済みます。

棚卸しで特に注意したいのが、担当者個人のGoogleアカウントや個人のメールアドレスで作られているサービスです。退職と同時にそのアカウントが使えなくなると、会社のホームページなのに誰も管理できない状態になります。

引き継ぎの際は、会社として管理するアカウントを権限者に加え、そのうえで元の担当者の権限を外す、という順番を守ります。先に元の担当者の権限を外すと、権限を持つ人が誰もいなくなるおそれがあります。

GA4では、ユーザーに割り当てる役割として、管理者、編集者、マーケティング担当者、アナリスト、閲覧者の5つが公式ヘルプで案内されています。

ユーザーの追加や削除、役割の割り当てができるのは「管理者」です。編集者はプロパティの設定をすべて管理できますが、ユーザーを管理することはできません。

引き継ぎでは、後任の担当者、または会社として管理するアカウントに「管理者」の役割を付けてから、元の担当者の役割を変更または削除します。社内で管理者を一人だけにしておくと、同じ問題が繰り返されるため、上長など複数の人に管理者の役割を持たせておくと安心です。

Search Consoleでは、プロパティに対する役割として所有者とユーザーの2種類があり、他のユーザーに権限を付与できるのは所有者のみと公式ヘルプに書かれています。所有者には、確認済み所有者と委任された所有者があります。

確認済み所有者：ウェブサイトにアップロードしたHTMLファイルなどのトークンを使って所有権を確認した人。追加や削除には、サイト上のトークンの追加や削除が必要
委任された所有者：確認済み所有者から、トークンを使わずに所有権を付与された人。ユーザー管理の画面で追加や削除ができる

元の担当者が確認済み所有者だった場合、ユーザー管理の画面で権限を削除しても、サイト上に確認用のトークンが残っていれば、アクセスを回復できることがあります。公式ヘルプでは、その場合は通知に表示されるトークンを削除するよう案内されています。後任の担当者が自分で所有権の確認を済ませてから、元の担当者の確認に使われたトークンを削除する、という順番で進めます。

Googleビジネスプロフィールには、オーナーと管理者の役割があります。公式ヘルプによると、オーナーはユーザーの追加と削除、プロフィールの削除を含めて完全に管理でき、管理者はそれ以外のほぼ同じ権限を持ちます。オーナーは複数設定できますが、メインのオーナーは1人のみです。

メインのオーナー権限を譲渡するには、プロフィールに他に少なくとも1人のオーナーまたは管理者が必要とされています。また、他のオーナーや管理者を削除できるのはオーナーだけです。

引き継ぎでは、後任の担当者をオーナーとして招待し、招待が承諾されたことを確かめてから、必要に応じてメインのオーナー権限を譲渡し、最後に元の担当者の権限を外します。店舗や拠点が複数ある場合は、プロフィールごとに確認してください。

タグマネージャーでは、アカウント単位とコンテナ単位で権限を設定します。公式ヘルプでは、管理者が1人しかいない場合、そのユーザーが対応できなくなるとタグにアクセスできなくなる可能性があるとして、有効な管理者アカウントを少なくとも2つ用意することがすすめられています。共有のログインを使う代わりに、複数の管理者と実際のユーザーアカウントを設定するようにとも書かれています。

アカウントやコンテナに管理者がいなくなると、自動的に削除されるとも案内されています。計測や広告のタグをまとめて管理している場合は、影響が大きいため、引き継ぎの一覧に入れておきたい項目です。

権限の整理と並行して、日々の運用の手順を書き残します。マニュアルは、完璧な文書を目指すより、後任の担当者が最初の1か月を乗り切れることを目標にすると作りやすくなります。

定期的な作業：お知らせの更新、ブログの投稿、実績の追加など、頻度と手順
管理画面の操作：よく使う画面の場所と、画面のキャプチャ
問い合わせの流れ：フォームの通知が誰に届き、誰が返信するか
数字の確認：毎月見ている数字と、その見方
年に一度の作業：ドメインやSSLの更新時期、契約の更新時期
連絡先：制作会社、保守会社、サーバー会社の窓口と、契約の内容
困ったとき：更新できない、表示が崩れた、フォームが届かないときの連絡先

パスワードそのものをマニュアルに書くのは避け、社内で決めた管理の方法（パスワード管理ツールなど）で引き継ぎます。

担当者の交代が決まったら、次の順番で進めると漏れを減らせます。

1.アカウントと権限の一覧を作る 後任の担当者、または会社として管理するアカウントに権限を追加する
2.後任の担当者が実際にログインし、必要な操作ができることを確かめる
3.元の担当者と一緒に、定期的な作業を一度通して行う
4.元の担当者の権限を外す。退職の場合は最終出社日までに済ませる
5.一覧とマニュアルを更新し、上長など複数の人が見られる場所に保存する

特に3と4を省かないことが大切です。権限を付けただけで引き継いだつもりになると、実際に操作しようとしたときに足りない権限が見つかることがあります。

・担当者の個人アカウントでGoogleのサービスを作っていて、退職後に誰も管理できない
・元の担当者の権限を先に外してしまい、権限を持つ人がいなくなる
・Search Consoleの確認用のトークンがサイトに残ったままになっている
・マニュアルが操作の手順だけで、契約や連絡先の情報がない
・引き継いだ後も一覧を更新せず、次の交代でまた同じ作業が発生する

ホームページ制作会社を乗り換えるときの引き継ぎ｜ドメイン・サーバー・管理画面の権限を確認する方法
ホームページの更新・運用は自社と外注どちらが良い？判断基準と体制の決め方
Search Consoleの見方｜中小企業ホームページのSEO改善に使う基本指標