ホームページ制作を複数の会社に相談すると、返ってくる提案の形がばらばらになることがあります。ページ数も、含まれる作業も、スケジュールの切り方も違い、どれが自社に合うのか判断がつかない。これはよくある状況です。

原因の多くは、各社に伝えた情報の違いにあります。打ち合わせの流れで話した内容が会社ごとに少しずつ異なれば、提案がずれるのは当然です。

RFP（Request for Proposal、提案依頼書）は、この前提をそろえるための文書です。大企業や官公庁の調達で使われるイメージがありますが、中小企業のホームページ制作でも、A4数枚の簡潔なもので十分に役立ちます。

ホームページ制作の依頼前には、原稿や写真、目的の整理といった準備があります。見積もりを受け取ったあとには、項目ごとに内容を比べる作業があります。

RFPは、その間をつなぐ文書です。社内で整理した準備の内容を、制作会社が提案に使える形にまとめ、同じ条件で提案を出してもらうためのものです。準備が十分でないまま書こうとすると、RFPは埋まりません。逆に、RFPを書こうとすることで、準備の抜けに気づくこともあります。

RFPに入れておきたい項目は次の通りです。すべてを長く書く必要はなく、各項目数行でもかまいません。
1.会社と事業の概要（何をしている会社で、主な顧客は誰か）
2.ホームページを作る目的（何を増やしたいのか、何を解決したいのか）
3.見てほしい相手と、その人が知りたいこと
4.現状と課題（既存サイトがあれば、その問題点）
5.想定しているページや機能（確定でなく、現時点の想定として）
6.原稿・写真・ロゴなど、自社で用意できるものとできないもの
7.公開希望時期と、その理由
8.公開後の更新体制（誰が、何を、どの頻度で更新したいか）
9.予算の考え方
10.提案の提出期限、提出方法、選定の進め方

中でも2と3は、提案の質を左右します。「おしゃれなサイトにしたい」ではなく、「採用応募を増やしたい」「既存顧客からの紹介時に信頼される情報をそろえたい」のように、成果に近い言葉で書いてください。

5は、あえて「想定」と書いておくのがポイントです。ページ構成を固めすぎると、制作会社からの改善提案を受け取る余地がなくなります。

9の予算は、書くかどうか迷う項目です。書かない場合、各社が想定する規模がばらばらになり、比較が難しくなります。上限の目安だけでも示しておくと、その範囲で何ができるかという、比べやすい提案が返ってきやすくなります。

RFPでは、自社の情報を伝えるだけでなく、何を提案してほしいかも明記します。求める内容をそろえておくと、受け取ったあとに横に並べて比べられます。
　・目的に対する考え方と、サイト全体の方針
　・想定するページ構成
　・制作の進め方とスケジュール
　・体制（窓口となる担当者と、関わる役割）
　・見積もり（作業項目ごとの内訳）
　・公開後の保守、運用の範囲
　・自社が用意するものと、制作会社が担当するものの分担

見積もりの内訳の粒度や、保守の範囲の書き方を指定しておくと、比較の手間が大きく減ります。

提案を受け取ったあと、どう決めるかもRFPに書いておきます。提出期限、質問の受付期間、説明の場を設けるかどうか、結果の連絡時期などです。

選定で重視する観点を示しておくのも有効です。価格だけでなく、目的への理解、進め方の具体性、公開後の支援など、何を大事にして選ぶのかが伝わると、制作会社も力点を合わせた提案を出せます。

インターネット上には、大規模な調達向けのRFPのひな形も見つかります。項目の立て方の参考にはなりますが、規模も目的も中小企業のホームページ制作とは異なることが多いため、そのまま流用するのではなく、自社に必要な項目だけを選んでください。

中小企業のホームページ制作であれば、RFPは長い文書である必要はありません。先に挙げた項目が漏れなく書かれていれば、A4数枚程度でも制作会社は提案の方向性をつかめます。むしろ、読むのに時間がかかる文書は、要点が伝わりにくくなります。

形式は、WordやGoogleドキュメントなど、各社が開いて読める一般的なもので十分です。既存サイトの問題点や参考にしたいサイトがあれば、URLと「どこがよいと感じたか」を一言ずつ添えてください。URLだけを並べると、デザインの好みなのか、情報の載せ方なのか、何を参考にしたいのかが伝わりません。

また、RFPに書いた内容は、提案を受けたあとの打ち合わせや契約でも前提として使われます。社内で合意していない内容や、まだ検討中の内容は、その旨を明記しておくと、あとで食い違いが起きにくくなります。

・参考サイトのURLだけを並べ、目的が書かれていない
・ページ構成や機能を細かく決め込み、提案の余地がない
・会社ごとに補足した内容が異なり、前提がそろわない
・提出期限が短く、各社が十分に検討できない
・公開後の更新体制が書かれておらず、保守の提案がばらばらになる

三つ目を防ぐには、個別に質問を受けた場合でも、回答を全社に共有する運用にします。一社だけが知っている情報があると、提案の公平な比較ができなくなります。